As funções de segurança no Microsoft Dynamics 365 são uma matriz de privilégios e níveis de acesso para as várias entidades.
Eles são agrupados sob abas diferentes com base em suas funcionalidades.
Esses grupos incluem: Serviços principais, Marketing, Vendas, Serviço, Gerenciamento de Negócios, Gerenciamento de Serviços, Personalização e Entidades Personalizadas.
Privilégios
Privilégios são as unidades de segurança básicas que delineiam a ação que um usuário pode executar no sistema de CRM. Estes não podem ser adicionados ou excluídos, mas apenas modificados. Os privilégios comuns no Microsoft Dynamics 365 para cada entidade são os seguintes:
- Criar - Permite ao usuário adicionar um novo registro
- Ler - Permite ao usuário visualizar um registro
- Escrever - Permite ao usuário editar um registro
- Excluir - Permite que o usuário exclua um registro
- Anexar - Permite ao usuário anexar outras entidades ou associar outras entidades a uma gravação principal
- Anexar - Permite que o usuário anexe outras entidades ou associe outras entidades ao registro
O nível inferior lista privilégios diversos, como visualização de histórico de auditoria / resumo, exclusão em massa, publicar modelos de e-mail / relatórios / artigos e assim por diante.
Níveis de acesso
Isto é indicado pelo grau de preenchimento e cor dos pequenos círculos em relação a cada entidade para cada privilégio. Esses níveis determinam os registros de uma entidade sobre a qual o usuário pode executar um determinado privilégio. Os 5 níveis de acesso são os seguintes:
- Nenhum - Nenhum privilégio dado
- Usuário - Privilégios para os registros de propriedade do usuário ou compartilhados com o usuário. Também inclui os privilégios de propriedade da equipe à qual o usuário pertence.
- Unidade de negócios - Privilégios para todos os registros pertencentes à unidade de negócios a que o usuário pertence
- Parent: Child Business Unit - Privilégios para todos os registros pertencentes à unidade de negócios a que o usuário pertence e a todas as unidades de negócios filho subordinadas a essa unidade de negócios
- Organização - Privilégios para todos os registros na organização independentemente de quem é dono dele
*Dica!
O nível de acesso de todos os privilégios para uma determinada entidade pode ser alterado de uma só vez clicando no cabeçalho da linha. Da mesma forma, o nível de acesso de um privilégio em todas as entidades pode ser alterado em massa clicando no cabeçalho da coluna.
Uma função de segurança tem um conjunto de privilégios e níveis de acesso associados a ele. Existem algumas funções de segurança pré-definidas que podem ser usadas.
O administrador de sistema
Administrador de sistema é o papel de nível mais alto que abrange todos os privilégios e tem direitos de sobrevida. O Administrador do Sistema tem autoridade para permitir e remover o acesso de outros usuários e definir a extensão de seus direitos. Por exemplo, o Administrador de Sistema e o Personalizador do Sistema têm acesso a entidades personalizadas por padrão, enquanto todos os outros usuários precisam ter acesso. Este é o único papel que não pode ser editado.
Personalizador do Sistema
A função do Personalizador do Sistema é semelhante à função do Administrador do Sistema que permite que os administradores que não sejam do sistema personalizem o Dynamics 365. Um Personalizador é um usuário que personaliza entidades, atributos e relacionamentos.
Funções padrão
Existem alguns outros papéis organizados em CRM, como CEO, Gerente de Marketing, Gerente de Vendas, Vendedor, etc., que podem ser atribuídos a um usuário.
Como criar uma função de segurança
Normalmente, uma função de segurança básica é atribuída a cada usuário. Os privilégios adicionais podem ser atribuídos, adicionando uma função com mais privilégios, uma vez que a autoridade superior prevalece. Se as funções de segurança padrão não atendem às necessidades de segurança das organizações, novas funções podem ser criadas de uma das três maneiras -
- Modificando uma função padrão
- Criando um novo papel personalizado a partir do zero
- Copiando um papel existente como um novo papel
Navegue até Configurações . Sob a lista Sistema , clique em Segurança e em Funções de Segurança .
- Selecione a função de segurança que deseja copiar.
- Na barra de ferramentas Ações, clique em Mais ações . Na caixa que se abre, clique em Copiar Função .
- É aberta uma caixa de diálogo. No campo Nome do Novo Nome , digite o nome da nova função.
- Se você quiser alterar os privilégios para o novo Função de segurança, escolha a caixa de seleção 'Abrir uma função de segurança quando a cópia estiver completa'. Clique em OK.
Lembre-se: Não crie uma nova função de segurança a partir do zero. Copie uma função existente e modifique-a. Existem 580 privilégios pré-definidos, portanto, esta é a melhor maneira de fazê-lo e também mantém consistência.
Observe também que uma função não pode ser copiada para outra unidade de negócios.