Os registos no Microsoft Dynamics 365 são sempre apresentados numa vista de grelha. Semelhante ao Microsoft Excel, os registros podem ser classificados, filtrados e pesquisados facilmente em uma exibição de grade.
Quando você seleciona um tipo de registro na barra de navegação superior, a lista de registros que aparecem são aqueles em sua "exibição padrão". Um personalizador de sistema pode definir uma exibição padrão para todos os usuários, mas os usuários podem optar por fazer qualquer visualização seu próprio padrão.
Salte para as seções a seguir para saber mais sobre como trabalhar com registros no Dynamics 365:
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Visualizando registros
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Classificação de registros
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Criando registros
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Editando registros
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Abertura de registros
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Trabalhando com formulários
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Registros relacionados
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Atribuindo registros
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Compartilhando registros
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Removendo registros
Visualizando Registros
A View in Dynamics 365 consiste em uma consulta de registros (uma especificação de como os registros devem ser filtrados) e um layout (uma especificação da ordem das colunas, largura das colunas e classificação das colunas).
Existem dois tipos de visualizações: visualizações do sistema e vistas pessoais. As visualizações do sistema são out-of-the-box ou criadas por um personalizador do sistema. As visualizações pessoais são mais frequentemente criadas por você, mas elas podem ser criadas por outros usuários e compartilhadas com você. Para obter mais informações sobre como criar vistas pessoais, consulte Localização avançada .
Se uma visualização pessoal ou do sistema, as colunas que aparecem, a ordem das colunas, a largura das colunas e o tipo de registros são todos controlados pelas especificações da visualização. Os usuários com acesso para modificar visualizações do sistema podem alterá-los. Os usuários que possuem as views pessoais controlam quem tem acesso para vê-las e modificá-las.
Alterando Exibições
Para alterar a exibição que você está vendo, use o seletor na parte superior da tela, desça a lista de exibições para selecionar uma nova exibição.
Definir a visualização predefinida
Ao olhar para uma visualização específica, você pode definir a exibição como sua exibição padrão, clique no ícone de pino à esquerda do nome da exibição. Da próxima vez que acessar esse tipo de registro, a visualização padrão será exibida. Você pode alterar a exibição padrão sempre que necessário.
Classificação de Registros
Ao olhar para a visualização de grade, os registros podem ser classificados facilmente selecionando um cabeçalho de coluna. Clicar no cabeçalho da coluna alterna entre classificar a coluna ascendente e descendente. Além disso, você pode manter pressionado o botão <SHIFT> e selecionar várias colunas para classificar por mais de uma coluna.
Criando registros
Você pode criar registros de muitas áreas através da aplicação, mas essas são as formas mais comuns de criar registros.
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Numa vista, clique em Novo na barra de comandos
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Na barra de navegação superior, usando
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De dentro de um registro, selecione Novo na barra de comando
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Em uma sub-grade, clicando em +
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Do Outlook, clique em Novos itens
Você também pode criar registros em inúmeras outras formas, como a conversão para um registro de um e-mail, resposta da campanha, telefonema ou chumbo; Criação de um registro no Outlook e sincronização; Importação; Ou através de integrações.
Editando registros
Antes de os usuários do Dynamics 365 não conseguirem atualizar dados diretamente em grades ou sub-grades em formulários, mas tiveram de abrir o registro e editar os dados, em seguida, salvá-los. Os administradores do sistema podem ativar a edição em linha configurando o controle personalizado Grids editáveis para uma entidade. Agora, os usuários podem escolher Show-As na barra de comando para alterar a visualização para Editable Grid e editar a maioria dos tipos de campos, incluindo campos de pesquisa básica e conjuntos de opções.
Abertura de registros
Em uma exibição de grade somente leitura, clique duas vezes no registro OU clique uma vez na hiperligação. Você pode abrir registros onde quer que você vê um hiperlink para o registro, como em vistas de grade relacionados e campos de pesquisa em formulários. A partir de uma visualização de grade editável, você pode clicar duas vezes no registro ou clicar na seta azul.
Trabalhando com Formulários
A atualização de serviço de dezembro de 2012 introduziu um novo tipo de formulário no CRM. Após a atualização, havia dois tipos de formulários no CRM 2011: formulários atualizados e formulários clássicos. Desde o CRM 2013, todos os formulários são os novos formulários atualizados que possuem fluxos de processos de negócios e recursos de regras de negócios. Leads, Oportunidades e Casos vêm com o fluxo de processos de negócios no topo do formulário. Os fluxos de processos de negócios podem ser personalizados ou desativados. Você também pode criar novos fluxos de processos de negócios para as entidades preparadas ou personalizadas.
Há vários tipos de formulários no Microsoft Dynamics 365 e você pode ter várias versões de cada tipo para adaptar formulários para necessidades diferentes.
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Formulário principal : Estes são os formulários usados no aplicativo da Web, Dynamics 365 para Outlook e Dynamics 365 para Tablets. Eles fornecem a interface principal para interagir com dados de entidade. Você pode controlar quem tem acesso aos formulários principais atribuindo funções de segurança ao formulário, tornando-o disponível para os usuários com essa função de segurança atribuída a eles.
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Mobile - Express: Um formulário que é otimizado para uso com um telefone. O CRM para telefones expressa é a versão anterior do aplicativo do telefone para o Microsoft Dynamics 365.
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Quick View Forma: Estas formas aparecem dentro de um formulário principal para exibir dados somente leitura a partir de um registro relacionado para que os usuários não têm que navegar para um registro diferente para ver as informações que eles precisam para fazer seu trabalho.
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Formulário de criação rápida: Formulários simplificados usados para agilizar a criação de novos registros usando o recurso Criar rápido na barra de navegação ou na pesquisa ou sub-grade.
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Formulário de cartão : A forma utilizada para apresentar dados de entidade em um córrego em painéis interativos.
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Formulário principal - Experiência interativa: formulários especificamente projetados para uso no hub de serviços interativos
Partes de um formulário
Os formulários têm 3 camadas diferentes.
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Abas: a camada de nível mais alto, e são expansíveis e recolhíveis.
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Secções: a segunda camada, e são agrupamentos de campos.
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Campos: existem muitos tipos de campos diferentes, e os campos são onde você insere dados.
Entrada de dados
A entrada de dados no Microsoft Dynamics 365 é semelhante a outras aplicações web. As formas são dispostas em seções, e dentro de seções, os campos são dispostos em colunas. Quando você guia através dos campos, você guia para baixo a coluna, e se houver várias colunas, para baixo as colunas subseqüentes. Portanto, as seguintes teclas comuns ajudarão os usuários com entrada de dados.
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Tab move para o próximo campo ou elemento na página
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A guia Shift move para trás
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Barra de espaço deixa cair uma lista de seleção (optionset)
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Enter abre o registro em uma pesquisa. Caso contrário, não faz nada.
Registros relacionados
Tudo o que estiver relacionado ao registro com um relacionamento muitos-para-um será exibido como uma pesquisa no formulário. Por exemplo, cada contato (muitos) pode ter uma pesquisa para a conta pai (um). No entanto, tudo o que está relacionado com o registro como um relacionamento um-para-muitos aparece em uma sub-grade no formulário e no menu de registro na barra de navegação. Por exemplo, cada conta (um) pode ter um ou mais contatos (muitos) mostrados no formulário de conta.
Os registros relacionados mais comuns que você verá Dynamics 365 são atividades . As atividades podem estar relacionadas a qualquer tipo de registro (leads, contas, contatos, etc.), incluindo entidades personalizadas. Mas algumas coisas únicas acontecem com atividades nas entidades internas que não ocorrem com entidades personalizadas. As atividades relacionadas à Oportunidade, por exemplo, serão exibidas no Contato ou na Conta relacionada à Oportunidade. A mesma coisa é verdade com um caso ou outros registros fora-de-a-caixa. Esta função é hard-coded e não pode ser replicada quando cria uma entidade personalizada.
Atribuindo registros
Atribuir registros é o ato de mudar o proprietário do registro. Dependendo das configurações de segurança, a atribuição de registros pode afetar quem pode visualizar ou editar o registro. Para atribuir registros a um novo proprietário, você pode
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Alterar o proprietário no registro no formulário.
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Clique em Atribuir na barra de comandos enquanto visualiza um registo.
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Selecione um ou mais registos de uma vista de grelha e na barra de comandos, clique em Atribuir.
Atribuir registros também pode acionar fluxos de trabalho , como uma notificação de que um registro foi atribuído a você.
Compartilhamento de registros
Quando as configurações de segurança impedem que alguns usuários vejam ou editem todos os registros no Dynamics 365, pode ser necessário compartilhar registros que exijam colaboração entre equipes. Ao compartilhar, você pode compartilhar os direitos de exibição, edição, atribuição ou exclusão, desde que você os tenha. Para compartilhar registros,
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Enquanto visualiza o registo ou enquanto selecciona um ou mais registos na vista de grelha, clique em Partilhar sob as reticências na barra de comandos.
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Selecionar individualmente os direitos que os usuários terão para os registros compartilhados OU selecionar Alternar à esquerda para ativar / desativar todos os direitos.
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Clique em Compartilhar .
Os indivíduos que têm direitos para ver o registro não são visíveis no registro. Para vê-los, você deve clicar em Compartilhar novamente na barra de comandos. A partir daí, você pode adicionar ou remover direitos.
Como remover registros
Se você quiser remover registros, você provavelmente iria desativá-los. É muito raro excluir registros, e só deve ser feito por administradores de sistema que estão testando. Você também pode executar a função de exclusão em massa para limpar registros antigos.
Em vez de excluir, é melhor desativar registros. Isto pode ser feito a partir da grelha ou a vista de formulário, clicando em Desactivar na barra de comandos.
Para a maioria das empresas e organizações, as melhores práticas serão deixar registros ativos no sistema, a menos que a organização está fora do negócio ou o indivíduo faleceu. Ao fazer isso, é bom marcar o status de registro de alguma forma usando o Status Reason ou outro campo. A razão pela qual este é práticas recomendadas é porque quando os usuários pesquisam, eles podem não encontrar o registro se ele inativado (Pesquisa rápida pesquisa somente registros ativos out-of-the-box). Eles podem então recriar o registro somente para ter regras de detecção duplicadas determinam que é uma duplicata. Este é um desperdício de tempo para o usuário.